Au sein de Lieux FAUVES l’assistant.e administratif.ve joue un rôle central : Il ou elle est garant de la bonne organisation logistique de l’agence, participe à l’optimisation des coûts généraux. Point d’entrée de nombreux interlocuteurs externes, il ou elle est le premier représentant de la société. Rattaché.e au pôle Admnistratif et Financier, l’assistant.e administratif.ve est curieux.se et polyvalent.e.

SAVOIRS :

Connaissance des logiciels de bureautiques

Connaissance générale de l’environnement législatif et réglementaire lié à la facturation d’entreprise

Logiciels de l’entreprise

Très bonne maîtrise du Français (écrit et oral)

SAVOIRES ÊTRE :

Esprit d’équipe : cohésion, entraide

Engagement : Implication et sens des responsabilités

Confiance : honnêteté, échanges et confidentialité

SAVOIRS FAIRE :

• Utiliser le Pack Office (bonne maîtrise EXCELL)
• Utiliser et paramétrer OOTI
• Contrôler la conformité des données / documents
• Faire preuve de curiosité et de persévérance
• Gérer son temps et ses priorités, s’adapter aux impératifs de délai en tenant compte des contraintes de l’alternance
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Savoir rendre compte de son avancement, alerter en cas de problématique identifiée
• Planifier et anticiper son travail
• Travailler en équipe

VOS MISSIONS : 

Activité 1 : Assistanat général d’agence

• Gestion du courrier (entrant/sortant) dématérialisé ou non.
• Gestion du standard téléphonique.
• Gestion des fournitures et stocks (commandes soumises au visa de la direction).
• Gestion des réservations afférentes aux déplacements professionnels (commandes soumises au visa de la direction).
• Gestion des ressources communes (flotte de véhicule, flotte de téléphone, traceurs et copieurs…).

Activité 2 : Assistanat Gestion / Facturation

• Aide à la saisie des prévisionnels de facturation sur le logiciel OOTI au regard des données marché et sur consigne de la personne en charge de la facturation.
• Au besoin, aide à l’établissement des factures mensuelles via le logiciel OOTI sur consigne de la personne en charge de la facturation.
• Aide aux relances clients (sur consignes) et calcul des intérêts moratoires éventuels.

Activité 3 : Assistanat du Responsable Administratif et Financier

• Préparation et mise en page de courriers divers et documents contractuels.
• Edition de divers statistiques et rapports mensuels d’activité (CA facturé / CA à facturer) et autres données pertinentes (état des retards de paiement…).

CONTRAT : 

Contrat en Alternance.

Avantages : participation au transport, chèque de table et prime d’intéressement.

Le poste est à pourvoir dès septembre 2024 et est basé à Lyon 8.

ÉCRIVEZ-NOUS :

Par mail à : job@lieuxfauves.com en indiquant dans l’objet du mail : 

LF69 – Alternance Assistant Administratif – septembre 2024

Lettre de motivation et CV exigés.